INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

PRO OBCHODNÍ PARTNERY SPOLEČNOSTI HIWIN s.r.o.

Společnost HIWIN s.r.o. je správcem osobních údajů ve smyslu čl. 4 bod 7 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) - dále jen „GDPR“, a jako správce osobních údajů určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování osobních údajů a odpovídá za něj.

Společnost HIWIN s.r.o. by Vám proto ráda touto cestou poskytla přehledné a srozumitelné informace o tom, jaké osobní údaje o Vás zpracovává, pro jaký účel a z jakého důvodu tak činí, odkud Vaše osobní údaje získává a kdo má k Vašim osobním údajům přístup, jaká práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte, jakož i další informace týkající se zpracování Vašich osobních údajů.

Informace obsažené v tomto dokumentu jsou určeny všem fyzickým osobám, které jsou, byly nebo se můžou stát smluvními partnery společnosti HIWIN s.r.o., tj. všem stávajícím, bývalým i potenciálním odběratelům a dodavatelům naší společnosti (včetně návštěvníků našich internetových stránek), jakož i všem fyzickým osobám, které s námi jednají v souvislosti s koupí, prodejem nebo dodávkami zboží či v souvislosti s přijímáním nebo poskytováním služeb.

 

  1. KDO JE SPRÁVCEM VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správcem osobních údajů je společnost HIWIN s.r.o., IČO: 262 70 722, se sídlem Medkova 888/11, Tuřany, 627 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. C 41185 (dále jen „společnost HIWIN s.r.o.“, „naše společnost“ nebo „my“). Společnost HIWIN s.r.o. odpovídá za řádné a zákonné zpracování Vašich osobních údajů a vůči této společnosti můžete uplatnit svá práva, o nichž je detailněji pojednáno v bodu 8. níže.

Máte-li jakýkoliv dotaz či požadavek týkající se zpracování Vašich osobních údajů, můžete se na nás obrátit:

  • písemně na adresu: HIWIN s.r.o., Medkova 888/11, 627 00 Brno – Tuřany

  • e-mailem na e-mailovou adresu: gdpr@hiwin.cz

 

  1. JAKÝMI ZÁSADAMI SE PŘI ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ ŘÍDÍME

Při zpracování osobních údajů klademe důraz na to, aby osobní údaje byly zpracovávány řádně a v souladu se zákonem a aby byla zabezpečena jejich náležitá ochrana. Proto při zpracování osobních údajů dodržujeme především tyto zásady:

  • osobní údaje zpracováváme korektně, zákonným a transparentním způsobem;

  • osobní údaje shromažďujeme pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nezpracováváme je dále způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;

  • zpracováváme pouze přiměřené a relevantní osobní údaje, a to pouze v rozsahu nezbytném ve vztahu k jednotlivým účelům zpracování;

  • zpracováváme pouze přesné a aktuální osobní údaje. Zjistíme-li, že námi zpracovávané osobní údaje jsou nepřesné či neaktuální, tyto nepřesné či neaktuální osobní údaje bezodkladně vymažeme nebo opravíme;

  • osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou k dosažení účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány;

  • osobní údaje zpracováváme takovým způsobem, aby bylo zajištěno jejich náležité zabezpečení a aby byly osobní údaje chráněny před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

 

  1. PRO JAKÉ ÚČELY A Z JAKÉHO DŮVODU ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE

Osobní údaje, které o Vás zpracováváme, používáme k těmto účelům:

  • plnění smlouvy, kterou jste s námi uzavřeli:

Osobní údaje zpracováváme především pro účely jednání o uzavření, změně a ukončení smlouvy, plnění práv a povinností ze smlouvy, pro účely komunikace s Vámi, vyřizování Vašich žádostí či dotazů týkajících se uzavřené smlouvy, pro účely uplatnění, vymáhání či vyřízení nároků plynoucích ze smlouvy, atd.

Pro tyto účely je poskytnutí Vašich osobních údajů smluvním požadavkem; neposkytnete-li nám nezbytné osobní údaje, nebudeme moct smlouvu s Vámi vůbec uzavřít, příp. nebudeme schopni uplatňovat práva a plnit povinnosti ze smlouvy vyplývající či s ní související.

Pro tyto účely Vaše osobní údaje uchováváme po dobu trvání příslušného smluvního vztahu a dále do uplynutí promlčecích dob u jednotlivých nároků ze smlouvy vyplývajících či s ní souvisejících, nevyplývá-li z právních předpisů, že některé osobní údaje musíme uchovávat po dobu delší.

 

  • plnění povinností stanovených právními předpisy:

Zpracování Vašich osobních údajů pro tento účel provádíme v případech, kdy nám to ukládá zákon či jiný obecně závazný právní předpis. Osobní údaje tak zpracováváme např. pro účely plnění oznamovací povinnosti vůči orgánům státní správy, plnění archivační povinnosti, pro účely vedení účetnictví, provádění auditu atd.

Pro tyto účely jste povinni nám Vaše osobní údaje poskytnout; neposkytnutí nezbytných osobních údajů může mít kromě neuzavření smlouvy či nemožnosti splnit povinnosti ze smlouvy také následky stanovené příslušnými právními předpisy.

Pro tyto účely Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

 

  • realizace oprávněných zájmů:

Osobní údaje zpracováváme také pro účely oprávněných zájmů naší společnosti, mezi které patří:

  • ochrana majetku, práv a oprávněných zájmů naší společnosti;

  • vymáhání a obhajoba našich práv a oprávněných zájmů;

  • kontrola plnění smluv, řešení porušení smluvních podmínek;

  • plnění našich závazků vůči třetím subjektům;

  • řízení společnosti, reporting a vyhodnocování činnosti v rámci společnosti;

  • optimalizace činnosti společnosti, snižování rizikovosti obchodních případů;

  • vývoj nových produktů, zdokonalování stávajících produktů;

  • evidenční činnost v rámci společnosti;

  • obchodní a marketingová činnost.

 

Pro tyto účely Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná pro naplnění daného účelu, nevyplývá-li z právních předpisů, že některé osobní údaje musíme uchovávat po dobu delší.

 

  • realizace účelů, pro které jste nám udělili souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů:

Osobní údaje zpracováváme s Vaším souhlasem zejména pro účely přímého marketingu – pro účely zasílání newsletterů, nabídek produktů či jiných obchodních sdělení; Váš souhlas je pro tento účel zpracování potřeba v případě, že ještě nejste našim zákazníkem nebo pokud jste souhlas se zpracováním osobních údajů pro tyto účely v minulosti odvolali.

Vaše osobní údaje zpracovávané na základě uděleného souhlasu uchováváme po dobu 4 let ode dne udělení souhlasu, případně do doby odvolání souhlasu. Poté Vaše osobní údaje vymažeme, nebudeme-li je dále v nezbytném rozsahu zpracovávat pro jiné účely, pro které není udělení Vašeho souhlasu s jejich zpracováním nutné.

 

 

Vaše osobní údaje zpracováváme pro shora uvedené účely, a to vždy na základě některého z těchto právních důvodů:

  • když plníme smlouvu, kterou jste s námi uzavřeli;

  • když plníme zákonné povinnosti;

  • když sledujeme některý z výše uvedených oprávněných zájmů;

  • když jste nám ke zpracování Vašich osobních údajů udělili souhlas.

 

  1. SOUHLAS SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V některých případech můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje, pouze pokud jste nám k tomu udělili souhlas. Jedná se zejména o zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu - pro účely zasílání newsletterů, nabídek produktů či jiných obchodních sdělení, a to v těch případech, kdy ještě nejste našim zákazníkem nebo když jste souhlas se zpracováním osobních údajů pro tyto účely v minulosti odvolali.

Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů pro tyto účely je dobrovolné a Vámi udělený souhlas proto můžete kdykoliv odvolat. Udělený souhlas musí být odvolán písemně a oznámení o odvolání souhlasu musí být zasláno na adresu naší společnosti: HIWIN s.r.o., Medkova 888/11, 627 00 Brno-Tuřany.

Dovolujeme si Vás upozornit, že odvolání Vašeho souhlasu nemá vliv na zpracování Vašich osobních údajů, které provádíme pro jiné účely či na základě jiných právních důvodů. Odvoláním vašeho souhlasu rovněž není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

 

  1. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE O VÁS ZPRACOVÁVÁME

Zpracováváme pouze ty osobní údaje, které nezbytně potřebujeme pro naplnění jednotlivých účelů zpracování.

Zpracování se týká zejména těchto kategorií osobních údajů:

  • základní identifikační údaje: jméno a příjmení, titul, pracovní zařazení, podpis; u fyzické osoby podnikající dále její obchodní firma, odlišující dodatek nebo jiné označení podnikatele, identifikační číslo (IČO), daňové identifikační číslo (DIČ), adresa sídla nebo trvalého bydliště (u fyzické osoby)

  • kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailová adresa, doručovací adresa (liší-li se od adresy sídla firmy nebo trvalého bydliště u fyzické osoby)

  • transakční údaje: údaje o přijatých i odchozích platbách včetně výše plateb, číslo bankovního účtu a další platební údaje, údaje o dodaném zboží a poskytnutých službách

  • údaje o bonitě a majetkových poměrech: údaje o exekucích a insolvenčních řízeních, údaje o vlastnictví nemovitostí, údaje ze zveřejněných účetních závěrek

  • záznamy o návštěvě našich internetových stránek: IP adresa, údaje o délce prohlížení stránek, údaje o sekcích stránek, které jste navštívili, údaje o čase návštěvy

  • záznamy o komunikaci

  • další údaje, které nám sami poskytnete nebo které veřejně zpřístupníte

Kromě osobních údajů o odběratelích a dodavatelích v jednotlivých případech zpracováváme i osobní údaje třetích osob, a to osob, které za odběratele či dodavatele v jednotlivých případech jednají či se jiným způsobem účastní obchodního vztahu mezi naší společností a odběratelem či dodavatelem. Půjde především o zaměstnance, členy orgánů, prokuristy, ručitele, osoby jednající na základě plné moci, spoludlužníky apod.

 

  1. ODKUD ZÍSKÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE

Osobní údaje naše společnost v rámci své činnosti získává:

  • přímo od Vás při jednání o uzavření smlouvy a při její následné realizaci;

  • z veřejných rejstříků, seznamů a evidencí (zejména z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, insolvenčního rejstříku, centrální evidence exekucí, katastru nemovitostí apod.) a z dalších veřejných zdrojů včetně internetu a sociálních sítí;

  • případně od třetích subjektů, pokud je to nezbytné pro plnění závazků ze smlouvy, pokud tak stanoví právní předpisy nebo pokud jste k tomu udělili souhlas.

 

  1. KDO MÁ PŘÍSTUP K VAŠIM OSOBNÍM ÚDAJŮM

K Vašim osobním údajům mají přístup:

  • jednatel společnosti, společníci společnosti a zaměstnanci společnosti, kteří potřebují přístup k osobním údajům pro plnění svých pracovních povinností. Všechny osoby, které přicházející do kontaktu s osobními údaji, jsou vázány povinností mlčenlivosti;

  • externí dodavatelé naší společnosti, jako jsou správci firemního serveru, počítačů a počítačové sítě, správci internetových stránek společnosti, poskytovatelé web hostingu, cloudového úložiště a dalších IT služeb, poskytovatelé informačních systémů společnosti, auditoři, advokátní kanceláře, vymáhací agentury atd. Tyto subjekty mají k Vašim osobním údajům přístup pouze v nezbytném rozsahu, a pokud pro nás Vaše osobní údaje zpracovávají jako zpracovatelé ve smyslu čl. 4 bod 8 GDPR, máme s nimi uzavřenou písemnou smlouvu upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje mimo jiné závazek zpracovatele, že osobní údaje bude zpracovávat v souladu s GDPR;

  • orgány činné v trestním řízení, soudy, správní orgány, insolvenční správci, exekutoři apod., a to v případě, že jsme dle právních předpisů povinni nebo oprávněni jim Vaše osobní údaje poskytnout.

 

  1. JAKÁ PRÁVA MÁTE V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte:

  • právo na přístup: Můžete nás požádat o potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje; v případě, že o Vás osobní údaje zpracováváme, můžete nás požádat o přístup k těmto osobním údajům a o informace týkající se zpracování Vašich osobních údajů v rozsahu vyplývajícím z právních předpisů.

  • právo na opravu: Zjistíte-li, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné či neaktuální, můžete nás požádat o opravu či aktualizaci těchto údajů.

  • právo na výmaz (právo být zapomenut): Máte právo požádat nás, abychom Vaše osobní údaje vymazali, a my jsme povinni tak v případech stanovených právními předpisy bezodkladně učinit. Jedná se např. o případy, kdy osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, nebo případy, kdy jste odvolali souhlas s jejich zpracováním a neexistuje žádný jiný právní důvod pro jejich zpracování.

  • právo na omezení zpracování: Domníváte-li se, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné, že jejich zpracování je protiprávní, že Vaše osobní údaje již nejsou pro účely zpracování potřeba nebo pokud jste vznesli námitku proti jejich zpracování, můžete nás požádat o omezení zpracování Vašich osobních údajů. Osobní údaje pak můžeme zpracovávat pouze z důvodů a v rozsahu stanoveném právními předpisy.

  • právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů: Provádíme-li zpracování Vašich osobních údajů za účelem oprávněných zájmů naší společnosti či třetího subjektu, máte právo kdykoli podat námitku proti takovému zpracování z důvodů týkajících se Vaší osoby. Rovněž máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu. Vznesete-li námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, nebudeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat, ledaže prokážeme, že máme závažné oprávněné důvody pro jejich zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Vznesete-li námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, nebudou Vaše osobní údaje pro tento účel dále zpracovávány.

  • právo na přenositelnost údajů: V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme automatizovaným způsobem a jejich zpracování je založeno na Vašem souhlasu nebo na základě smlouvy uzavřené mezi námi, můžete nás požádat, abychom Vám tyto údaje poskytli ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a abychom tyto údaje předali jinému správci.

  • právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování: Jako subjekt údajů máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování Vašich osobních údajů, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká. V této souvislosti bychom Vás rádi informovali, že rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás jinak významně dotýkalo, neprovádíme.

  • právo podat stížnost u dozorového úřadu: Domníváte-li se, že zpracováním Vašich osobních údajů došlo k porušení právních předpisů, můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je pro Českou republiku Úřad pro ochranu osobních údajů. Kontaktní údaje a další informace lze nalézt na stránkách www.uoou.cz. Máte také právo na účinnou soudní ochranu proti právně závaznému rozhodnutí dozorového úřadu, nebo pokud se příslušný dozorový úřad nezabývá Vámi podanou stížností nebo Vás neinformuje o průběhu řešení Vaší stížnosti.

  • právo být informován o případech porušení zabezpečení Vašich osobních údajů: Dojde-li k porušení zabezpečení Vašich osobních údajů a je-li pravděpodobné, že takové porušení bude mít za následek vysoké riziko pro Vaše práva či svobody, bez zbytečného odkladu Vám tuto skutečnost oznámíme a poskytneme Vám bližší informace zejména o povaze takového porušení, hrozících důsledcích a přijatých opatřeních.

Jednotlivá práva můžete uplatnit u společnosti HIWIN s.r.o.:

  • písemně na adresu: HIWIN s.r.o., Medkova 888/11, 627 00 Brno – Tuřany

  • e-mailem na e-mailovou adresu: gdpr@hiwin.cz

Vámi uplatněná práva a nároky vyřizujeme bezplatně, a to pokud možno co nejrychleji, nejpozději však do 1 měsíce. V odůvodněných případech můžeme tuto lhůtu prodloužit, a to až o dva měsíce; o takovém prodloužení lhůty včetně uvedení důvodů pro její prodloužení Vás vždy budeme informovat.

V případě, že bude Vaše žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená (zejména proto, že byla podána opakovaně), můžeme od Vás požadovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, nebo můžeme odmítnout Vaší žádosti vyhovět.

Budeme-li mít důvodné pochybnosti o totožnosti fyzické osoby uplatňující shora uvedená práva, můžeme tuto osobu požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti této osoby jako subjektu údajů.

 

  1. ÚČINNOST TOHOTO DOKUMENTU

Tento dokument je účinný od 25.5.2018.

Společnost HIWIN s.r.o. si vyhrazuje právo tento dokument kdykoliv změnit či aktualizovat.

 
 
Tento web používá k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory Cookie. zjistit více